Tietosuojaseloste

TIETOSUOJASELOSTE

EU:n yleinen tietosuoja-asetus (679/2016), art. 12

Laatimispäivä
15.5.2018

 

1. Rekisterinpitäjä

Nimi: Veneilyseura Merituuli ry

Osoite: c/o Juhani Toikka, Räikkäkuja 12 E, 20900 Turku

Muut yhteystiedot ;

050 331 6404, veneilyseura.merituuli(at)gmail.com

2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Nimi: Riitta Kuusela

Osoite: Pitkäkarintie 55, 20900 Turku

Muut yhteystiedot:

040 728 9871, sihteeri.merituuli(at)gmail.com

3. Rekisterin nimi

Jäsenrekisteri, joka koostuu seuraavista kokonaisuuksista:

  • sähköinen rekisteri kotisivujen jäsenosiossa

  • painettu versio yhdistyksen vuosijulkaisussa.

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Yhdistyksen jäsenyyden ja siihen liittyvien asioiden hoitaminen.

5. Rekisterin tietosisältö

Rekisteri sisältää kunkin rekisteröidyn osalta tarkoituksenmukaisiksi katsotut seuraavat henkilötiedot:

  • sähköisessä rekisterissä on nimi, syntymävuosi, kotiosoite, puhelinnumero ja sähköpostiosoite. Tämän lisäsi rekisteriin merkitään jäsenluokka ja liittymisvuosi.

  • painetussa rekisterissä on nimi, kotiosoite, puhelinnumero ja jäsenluokka.

  • eronneet tai erotetut jäsenet siirretään sähköiseen, poistettujen jäsenten luetteloon, missä on pelkästään nimi ja jäsenrekisteristä poistamisen päivämäärä. Tästä luettelosta henkilön nimi poistetaan kolme vuotta eron jälkeen.

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötietoja kerätään jäseniltä itseltään perustuen rekisteröidyn omaan ilmoitukseen puhelimitse, internetissä, sähköpostitse tai muulla tavalla. Jäsenrekisterin ylläpidosta ja siihen kerättävistä tiedoista päättää yhdistyksen hallitus.

7. Tietojen vastaanottajat

Rekisterin tietoja luovutetaan SPV:n jäsenrekisteriin, mutta ei muuten yhdistyksen ulkopuolisille toimijoille. Yhdistyksen sisäisessä käytössä tietoja annetaan veneiden katsastajille.

8. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Rekisterin tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

9. Henkilötietojen säilytysaika

Rekisteriin kerättyjä tietoja säilytetään niin kauan kuin se on tarpeellista kunkin henkilön jäsenyyteen liittyvien asioiden hoitamiseksi. Eronneet tai erotetut jäsenet siirretään erilliseen poistettujen luetteloon, missä on pelkästään nimi ja jäsenrekisteristä poistamisen päivämäärä. Tästä luettelosta nimi poistetaan kolme vuotta eron jälkeen

10. Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisterin tietoturvallisuus sekä henkilötietojen luottamuksellisuus, eheys ja käytettävyys varmistetaan asianmukaisin teknisin ja organisatorisin toimenpitein. Rekisteriä ylläpidetään seuran kotisivujen yhteydessä olevilla jäsensivuilla, minne jokaisen jäsenen on erikseen kirjauduttava. Jokainen yhdistyksen jäsen pääsee näkemään ja muuttamaan omia tietojaan kirjauduttuaan kotisivujen jäsenosioon.

Sähköisen jäsenrekisterin täydet käyttöoikeudet on hallituksen jäsenillä, sihteerillä, katsastusvastaavalla ja webmasterilla.

Sivustoja ylläpidetään Yhdistysavain Oy nimisen palveluntarjoajan palvelimilla, joiden jatkuvasta var-muuskopioinnista ja tietoturvasta vastaa Avoine Oy. Palvelimet sijaitsevat fyysisesti suojatussa tilassa Suomessa. Sivuston liikenne on suojattu sertifikaatilla.

Paperiversio julkaistaan ainoastaan yhdistyksen vuosijulkaisussa kerran vuodessa. Muita paperiversioita rekisteristä ei ole olemassa.

Paperiversion julkaisemisen perusteena osoitetietoineen ja puhelinnumeroineen voidaan pitää sitä, että jäsenillä on tarve viestiä toisilleen muun muassa seuran eri tapahtumiin ja niiden valmisteluihin liittyen. Jäsenten yhteystietoja tarvitaan myös veneiden katsastustoiminnassa sekä tietojen välittämisessä veneen omistajalle, mikäli havaitaan ongelmia purjehduskauden tai talvisäilytyksen aikana.

Osoite ja puhelinnumero ovat henkilön yksilöinnin kannalta välttämättömiä tietoja.

11. Oikeus tietojen tarkastamiseen ja oikaisemiseen

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on tallennettu. Jokaisella jäsenellä on oikeus vaatia rekisterissä olevan virheellisen tiedon korjaamista. Pääsääntöisesti yhteystiedot jokainen muuttaa itse kirjautumalla seuran kotisivujen jäsenosioon tai SPV:n Suuli -palveluun. Tarkastus- tai korjauspyynnön voi toimittaa myös rekisterin ylläpitäjänä toimivalle seuran sihteerille, joka hoitaa asian pyynnön saatuaan.

12. Oikeus tietojen poistamiseen

Rekisteröidyllä on oikeus saada häntä koskevat henkilötiedot poistettua ilman aiheetonta viivytystä edellyttäen, että;

  • henkilötietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne kerättiin tai joita varten niitä muutoin käsiteltiin;

  • rekisteröity peruuttaa suostumuksen, johon käsittely on perustunut, eikä käsittelyyn ole muuta laillista perustetta;

  • henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti; tai

  • henkilötiedot on poistettava unionin oikeuteen tai kansallisen lainsäädäntöön perustuvan lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi.

13. Oikeus käsittelyn rajoittamiseen

Rekisteröidyllä on oikeus siihen, että rekisterinpitäjä rajoittaa käsittelyä, jos

  • rekisteröity kiistää henkilötietojen paikkansapitävyyden;

  • käsittely on lainvastaista ja rekisteröity vastustaa henkilötietojen poistamista ja vaatii sen sijaan niiden käytön rajoittamista;

rekisterinpitäjä ei enää tarvitse kyseisiä henkilötietoja käsittelyn tarkoituksiin, mutta rekisteröity tarvitsee niitä oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi

14. Oikeus peruuttaa suostumus

Rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa käsittelyyn antamansa suostumus milloin tahansa tämän vaikuttamatta suostumuksen perusteella ennen tätä suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.

15. Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

Rekisteröidyllä on oikeus saada häntä koskevat henkilötiedot, jotka hän on toimittanut rekisterinpitäjälle, jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa, ja oikeus siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle

16. Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.